Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag (§ 27a Abs. 1 UStG). Als Gründer:in kreuzt du sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an oder beantragst sie online beim BZSt, sobald dein Finanzamt dich umsatzsteuerlich erfasst hat. Sie kostet nichts und kommt ausschließlich per Post. Du brauchst sie vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten – auch als Kleinunternehmer:in kannst du sie bekommen. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) dagegen beantragst du nicht: Das BZSt vergibt sie seit November 2024 schrittweise von selbst.

Was ist die Umsatzsteuer-ID?

Die USt-IdNr. ist deine Kennung für Umsatzsteuer-Geschäfte innerhalb der EU. Das BZSt erteilt sie Unternehmer:innen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zusätzlich zur Steuernummer (§ 27a Abs. 1 Satz 1 UStG). Eine deutsche USt-IdNr. beginnt mit „DE“, danach folgen 9 Ziffern, zum Beispiel DE123456789 (BZSt).

Die Steuernummer vergibt dagegen dein Finanzamt, und mit ihr läuft alles andere – Voranmeldungen, Erklärungen, Bescheide. Wie du an die Steuernummer kommst und wie sie sich von der Steuer-ID unterscheidet, steht im Ratgeber Steuernummer beantragen.

Wer braucht eine USt-IdNr.?

Eine allgemeine Pflicht, sie zu beantragen, gibt es nicht – das BZSt erteilt sie auf Antrag. Sobald du mit Unternehmen in anderen EU-Staaten handelst, kommst du aber kaum an ihr vorbei. Laut BZSt brauchen Unternehmen sie, die im EU-Binnenmarkt Lieferungen und Leistungen erbringen oder erhalten. Typische Fälle:

  • Du verkaufst Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, etwa Design, Programmierung oder Beratung. Dann schuldet in der Regel deine Kundin die Steuer in ihrem Land. Auf deine Rechnung gehören der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ sowie deine USt-IdNr. und die deiner Kundin. Die Rechnung musst du bis zum 15. Tag des Folgemonats ausstellen (§ 14a Abs. 1 UStG).
  • Du lieferst Waren an Unternehmen in anderen EU-Staaten. Steuerfrei ist so eine Lieferung nur, wenn deine Kundin dir ihre gültige USt-IdNr. aus ihrem Land genannt hat (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG).
  • Du kaufst bei Unternehmen aus anderen EU-Staaten ein, zum Beispiel Werbeanzeigen oder Software-Abos. Dann schuldest oft du selbst die deutsche Umsatzsteuer (Reverse Charge, § 13b Abs. 1 und 5 UStG) – mehr dazu unten bei den Kleinunternehmer:innen.

Auf deinen Rechnungen darfst du die USt-IdNr. statt der Steuernummer angeben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Und hast du eine Website mit Impressum, gehört eine vorhandene USt-IdNr. oder W-IdNr. dort hinein (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG).

Wie beantrage ich die Umsatzsteuer-ID?

Es gibt drei Wege, alle kostenlos (BZSt). Voraussetzung ist immer, dass dein Finanzamt dich umsatzsteuerlich erfasst und deine Daten an das BZSt übermittelt hat (BZSt).

  1. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Wenn du gründest, kreuzt du dort an, dass du eine USt-IdNr. brauchst. Das Finanzamt leitet den Antrag nach deiner Erfassung an das BZSt weiter (ELSTER-Anleitung). Wie du den Fragebogen ausfüllst, steht im Ratgeber Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
  2. Online beim BZSt. Hast du schon eine Steuernummer, nutzt du das Online-Formular des BZSt. Eine Rückmeldung zu deinem Antrag bekommst du direkt nach dem Absenden (BZSt).
  3. Schriftlich beim BZSt, Dienstsitz Saarlouis. In den Antrag gehören dein Name, deine Anschrift, dein zuständiges Finanzamt und die Steuernummer, unter der du umsatzsteuerlich geführt wirst (§ 27a Abs. 1 Satz 4 und 5 UStG, BZSt).

Die Nummer selbst teilt dir das BZSt nur per Post mit, nicht per E-Mail oder Telefon (BZSt).

Wie lange dauert es, bis die USt-IdNr. da ist?

Eine feste Bearbeitungszeit nennt das BZSt nicht. Beim Weg über den Fragebogen können vom Eingang beim Finanzamt bis zur automatischen Weiterleitung an das BZSt laut BZSt „einige Wochen“ vergehen (BZSt). Danach kommt die Nummer per Post.

Brauchst du sie dringend, etwa für einen Auftrag aus dem EU-Ausland, kann sich ein Blick auf die Reihenfolge lohnen: Erst muss deine Steuernummer da sein, dann kann das BZSt die USt-IdNr. vergeben. Hängt es schon an der Steuernummer, frag bei deinem Finanzamt nach dem Stand.

Bekommen Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?

Ja. Das BZSt erteilt sie allen Unternehmer:innen (§ 27a Abs. 1 Satz 1 UStG), und als Kleinunternehmer:in bist du Unternehmerin oder Unternehmer – nur deine eigenen Umsätze sind von der Steuer befreit (§ 19 Abs. 1 UStG).

Wichtig wird das vor allem beim Einkauf. Bezieht eine Kleinunternehmerin für ihr Unternehmen eine Leistung von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Staat, etwa Online-Werbung, schuldet sie die deutsche Umsatzsteuer darauf selbst (§ 13b Abs. 1 und 5 Satz 1 UStG). Das BMF stellt klar, dass die Kleinunternehmerregelung daran nichts ändert (Abschnitt 19.1 Abs. 1 Satz 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 18. März 2025). Für diese Zeiträume musst du dann Voranmeldungen und eine Jahreserklärung abgeben (§ 18 Abs. 4a UStG), und als Vorsteuer abziehen kannst du die Steuer nicht (Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE, ebenfalls BMF-Schreiben vom 18. März 2025).

Rechenbeispiel (fiktiv): Eine Kleinunternehmerin schaltet im März 2027 Werbeanzeigen für 200 Euro netto bei einem Anbieter mit Sitz in einem anderen EU-Staat. Sie schuldet 19 Prozent Umsatzsteuer, also 38 Euro (§ 12 Abs. 1 UStG). Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 13b Abs. 1 UStG) – ob sie monatlich oder vierteljährlich meldet, der Zeitraum endet in beiden Fällen am 31. März. Die Voranmeldung ist am zehnten Tag danach fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Der 10. April 2027 ist ein Samstag, deshalb verschiebt sich die Frist auf Montag, den 12. April 2027 (§ 108 Abs. 3 AO). Die 38 Euro zahlt sie zusätzlich zu den 200 Euro.

Ob die Kleinunternehmerregelung trotz solcher Einkäufe für dich passt, hängt von deinem Fall ab. Was dafür und was dagegen sprechen kann, steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung – im Zweifel frag beim Finanzamt oder bei einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater nach.

Zwei Dinge gelten für Kleinunternehmer:innen außerdem: Die Steuerbefreiung für Warenlieferungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten (§ 6a UStG) ist für sie nicht anwendbar, und die Pflicht aus § 14a UStG, bei EU-Geschäften die eigene USt-IdNr. und die der Kundin auf die Rechnung zu schreiben, gilt für sie nicht (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)?

Die W-IdNr. ist eine bundesweit einheitliche Nummer für alle, die wirtschaftlich tätig sind – neben der Steuer-ID, die jede natürliche Person bekommt (§ 139a Abs. 1 Satz 3 und Abs. 3 AO). Sie beginnt mit „DE“ (§ 139c Abs. 1 AO), hat danach 9 Ziffern und für jede Tätigkeit, jeden Betrieb und jede Betriebsstätte ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal (§ 139c Abs. 5a AO). Deine erste Tätigkeit bekommt die 00001, also zum Beispiel DE123456789-00001.

Beantragen musst und kannst du sie nicht. Das BZSt vergibt sie von selbst und berechnet nichts dafür (BZSt). Die Vergabe läuft in Stufen (Stand der BZSt-Seite: 10. September 2026):

Stufe Ab wann Wer
1 seit November 2024 Unternehmen, die eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben müssen, und Kleinunternehmer:innen
2 ab dem 4. Quartal 2026 Körperschaftsteuerpflichtige und wer eine gesonderte Feststellungserklärung abgibt
3 ab dem 4. Quartal 2027 alle übrigen wirtschaftlich Tätigen ohne W-IdNr.; ab dann auch weitere Unterscheidungsmerkmale

Hattest du bis zum 30. November 2024 schon eine USt-IdNr., ist das zugleich deine W-IdNr., ergänzt um -00001; eine eigene Mitteilung bekommst du dann nicht. Alle anderen finden die Mitteilung in ihrem ELSTER-Postfach (BZSt). Als Gründer:in kann sie dir laut BZSt schon mitgeteilt werden, wenn das Finanzamt dein Steuerkonto einrichtet (BZSt-FAQ).

Ersetzen tut die W-IdNr. vorerst nichts: Die USt-IdNr. bleibt bestehen, und auf Rechnungen erfüllt die W-IdNr. derzeit nicht die Anforderungen von § 14 UStG. Auch für Kleinunternehmer:innen ist sie keine USt-IdNr. – die musst du für EU-Geschäfte weiter beantragen. Tust du das, entspricht sie laut BZSt deiner W-IdNr. (ohne das Unterscheidungsmerkmal) und wird dir gesondert mitgeteilt (BZSt-FAQ).

Wo finde ich meine Umsatzsteuer-ID?

Im Brief, mit dem dir das BZSt die Nummer mitgeteilt hat. Ist der weg, füllst du das Antragsformular des BZSt noch einmal aus und bekommst die Nummer erneut per Post (BZSt-FAQ). Deine W-IdNr. liegt als Dokument in deinem ELSTER-Postfach, sofern sie nicht ohnehin deiner alten USt-IdNr. entspricht.

Bei einem Umzug oder wenn deine Akte an ein anderes Finanzamt geht, behältst du deine USt-IdNr. Adressänderungen meldest du deinem Finanzamt, nicht dem BZSt (BZSt-FAQ).

Wie prüfe ich eine Umsatzsteuer-ID?

Die USt-IdNr. einer Geschäftspartnerin aus einem anderen EU-Staat prüfst du kostenlos beim BZSt: Es bestätigt dir als Unternehmer:in, ob die Nummer gültig ist, und auf Wunsch auch Name und Anschrift dazu (§ 18e Nr. 1 UStG). Dafür gibt es das Online-Formular unter bzst.de/evatr, für viele Abfragen auch eine Schnittstelle (BZSt).

  • Einfache Bestätigung: Du gibst deine eigene deutsche USt-IdNr. und die zu prüfende Nummer ein und erfährst, ob sie gültig ist. Deine eigene USt-IdNr. ist im Formular ein Pflichtfeld.
  • Qualifizierte Bestätigung: Zusätzlich gibst du Firmenname mit Rechtsform, Straße, Postleitzahl und Ort ein. Das Ergebnis dient als Nachweis – speichere einen Ausdruck oder Screenshot (BZSt).

Deutsche USt-IdNrn. bestätigt das BZSt nur bestimmten Stellen, etwa Betreiber:innen elektronischer Marktplätze (§ 18e Nr. 3 UStG) und Lagerhalter:innen (BZSt). Für dich als Gründer:in zählt die Prüfung ausländischer Nummern – zum Beispiel bevor du eine Lieferung als steuerfrei behandelst (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG).

Was ist die Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine Liste deiner Umsätze an Unternehmen in anderen EU-Staaten, die du dem BZSt elektronisch schickst (§ 18a UStG). Darin stehen die USt-IdNrn. deiner Kund:innen und die Beträge.

Was du machst Meldezeitraum Frist
Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, die dort die Steuer schulden Kalendervierteljahr 25. Tag nach Quartalsende (§ 18a Abs. 2 UStG)
Warenlieferungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten Kalendermonat; Quartal, wenn diese Lieferungen im laufenden und in jedem der vier vorangegangenen Quartale höchstens 50.000 Euro betragen 25. Tag nach Ablauf des Zeitraums (§ 18a Abs. 1 UStG)

Als Kleinunternehmer:in gibst du keine Zusammenfassende Meldung ab (§ 18a Abs. 4 UStG). Wie die ZM mit deinen anderen Terminen zusammenpasst, steht im Ratgeber Steuerfristen für Selbstständige. Wie du dein Gewerbe überhaupt erst anmeldest, erklärt der Ratgeber Gewerbe anmelden.

Quellen