Als Kleinunternehmer:in sind deine Umsätze seit 2025 umsatzsteuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Ob sich das lohnt, hängt vor allem von drei Fragen ab: Wer sind deine Kund:innen? Wie viel Umsatzsteuer steckt in deinen eigenen Ausgaben? Und wie viel Verwaltungsaufwand sparst du? Eine pauschal richtige Antwort gibt es nicht – dieser Ratgeber zeigt dir, wie du die Frage für dich abwägst.

Was regelt die Kleinunternehmerregelung seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 sind Umsätze von Kleinunternehmer:innen von der Umsatzsteuer befreit. Das Bundesfinanzministerium spricht von einer neu konzipierten Sonderregelung (BMF-Schreiben vom 18. März 2025, Rn. 3).

Die Grenzen beziehen sich auf deinen Gesamtumsatz. Der wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach dem Geld, das tatsächlich bei dir eingeht. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen, und der Verkauf von Anlagevermögen, etwa deines alten Laptops, zählt nicht mit (§ 19 Abs. 2 UStG).

Drei Regeln aus dem BMF-Schreiben (Abschnitt 19.1 UStAE) solltest du kennen:

  • Gründungsjahr: Startest du im Laufe des Jahres, zählt nur der tatsächliche Umsatz dieses Jahres – und es gilt die Grenze von 25.000 Euro, nicht 100.000 Euro.
  • Vorjahr über 25.000 Euro: Dann bist du im laufenden Jahr keine Kleinunternehmerin und kein Kleinunternehmer, auch wenn du dieses Jahr weniger Umsatz machst.
  • Grenze überschritten: Schon der Umsatz, mit dem du die maßgebliche Grenze überschreitest, ist steuerpflichtig. Frühere Umsätze im selben Jahr bleiben steuerfrei.

Was ändert sich für dich mit und ohne Regelung?

Die Unterschiede betreffen vor allem deine Rechnungen, deine Ausgaben und deine Meldepflichten.

Kleinunternehmerregelung Regelbesteuerung
Rechnungen ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) mit Umsatzsteuer, in der Regel 19 % oder 7 % (§ 12 UStG)
Vorsteuer aus deinen Einkäufen nicht abziehbar (§ 15 Abs. 2 UStG) abziehbar (§ 15 Abs. 1 UStG)
Voranmeldungen und Jahreserklärung entfallen in der Regel (§ 19 Abs. 1 UStG) Pflicht (§ 18 UStG)
E-Rechnung verschicken nie nötig: Eine sonstige Rechnung reicht immer (§ 34a UStDV) an Unternehmen im Inland grundsätzlich ja (§ 14 Abs. 2 UStG), mit Übergangsregeln bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG)

„In der Regel“ heißt: Das Finanzamt kann eine Erklärung trotzdem anfordern (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO). Und wer als Kleinunternehmer:in Steuer als Leistungsempfänger:in schuldet, muss dafür Voranmeldungen abgeben – mehr dazu weiter unten.

Weist du als Kleinunternehmer:in trotzdem Umsatzsteuer auf einer Rechnung aus, schuldest du den Betrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Laut BMF gilt das nicht, wenn du die Leistung tatsächlich erbracht hast und die Rechnung an Endverbraucher:innen geht (BMF-Schreiben, Rn. 5).

Für wen spricht eher etwas dafür – und für wen eher dagegen?

Die Regelung wirkt je nach Geschäftsmodell sehr unterschiedlich. Diese Punkte helfen dir beim Abwägen:

  • Deine Kund:innen sind vor allem Privatpersonen. Sie können keine Vorsteuer abziehen. Ohne Umsatzsteuer kannst du günstiger anbieten oder bei gleichem Preis mehr behalten.
  • Deine Kund:innen sind vor allem Unternehmen. Sind sie selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt, holen sie sich die Umsatzsteuer auf deiner Rechnung vom Finanzamt zurück (§ 15 Abs. 1 UStG). Für sie macht die Umsatzsteuer dann im Ergebnis kaum einen Unterschied.
  • Du investierst am Anfang viel. Laptop, Ausstattung, Software: Als Kleinunternehmer:in zahlst du die Umsatzsteuer darauf voll, weil du keine Vorsteuer abziehen kannst (§ 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG).
  • Du willst wenig Verwaltungsaufwand. Ohne Voranmeldungen und Jahreserklärung fallen regelmäßige Pflichten weg (§ 19 Abs. 1 UStG).
  • Du rechnest mit schnellem Wachstum. Überschreitest du eine Grenze, wechselst du mitten im Jahr in die Regelbesteuerung – mit Umsatzsteuer auf Rechnungen und Voranmeldungen.

Welche Punkte bei dir überwiegen, kann dir niemand pauschal sagen. Auch Due & Done nimmt dir diese Entscheidung nicht ab. Wenn du unsicher bist, frag beim Finanzamt oder bei einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater nach.

Wie wirkt sich das auf Preis und Kosten aus?

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel mit dem Regelsteuersatz von 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Es zeigt nur die Umsatzsteuer, keine Einkommensteuer.

Kleinunternehmer:in Regelbesteuert, gleicher Endpreis Regelbesteuert, Steuer obendrauf
Rechnung an eine Privatperson 1.000,00 € 1.000,00 € 1.190,00 €
davon Umsatzsteuer ans Finanzamt 0,00 € 159,66 € 190,00 €
bleibt dir 1.000,00 € 840,34 € 1.000,00 €
Laptop für 1.190 € brutto, davon zurück als Vorsteuer 0,00 € 190,00 € 190,00 €

Bei Privatkund:innen entscheidest du also zwischen höherem Preis und weniger Einnahmen. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen fällt dieser Konflikt weitgehend weg. Bei hohen Anschaffungen wiederum spricht die Vorsteuer für die Regelbesteuerung. Ob die Vorsteuer im Einzelfall abziehbar ist, richtet sich nach § 15 UStG.

Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja. Du kannst gegenüber dem Finanzamt erklären, dass du auf die Regelung verzichtest (§ 19 Abs. 3 UStG):

  • Frist: bis zum letzten Februartag des zweiten Jahres nach dem Jahr, für das der Verzicht gelten soll. Für 2026 also bis Ende Februar 2028.
  • Wirkung: ab Beginn des Jahres, für das er gelten soll.
  • Bindung: Der Verzicht ist unwiderruflich und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre. Danach kannst du ihn mit Wirkung ab Beginn eines Kalenderjahres widerrufen.

Ein Verzicht, den du vor 2025 erklärt hast, gilt laut BMF weiter, bis die fünf Jahre um sind (BMF-Schreiben, Rn. 6).

Die erste Weiche stellst du meist im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dort gibst du deinen voraussichtlichen Umsatz an und ob du die Regelung anwenden willst. Wie das geht, steht im Ratgeber Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

Was passiert, wenn ich die Grenze überschreite?

Dann ist schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, voll steuerpflichtig. Das BMF rechnet es so vor: Wer im Vorjahr 20.000 Euro und im laufenden Jahr bisher 80.000 Euro Umsatz hatte und dann einen Auftrag über 40.000 Euro bezahlt bekommt, muss bereits diesen Auftrag versteuern. Dazu kommen die Folgen bei Rechnungen, Vorsteuerabzug und Voranmeldungen (BMF-Schreiben, Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE). Im Gründungsjahr liegt diese Grenze bei 25.000 Euro (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE).

Ab dem Zeitpunkt des Überschreitens gelten die allgemeinen Erklärungspflichten (Abschnitt 19.1 Abs. 7 UStAE). Wann du dann Voranmeldungen abgibst, steht im Ratgeber Steuerfristen für Selbstständige.

Bleibst du im laufenden Jahr zwar über 25.000 Euro, aber unter 100.000 Euro, bleibst du dieses Jahr Kleinunternehmer:in. Im Folgejahr bist du es nicht mehr, weil dein Vorjahresumsatz dann über 25.000 Euro liegt (§ 19 Abs. 1 UStG).

Muss ich als Kleinunternehmer:in trotzdem manchmal Umsatzsteuer zahlen?

Ja, wenn du Leistungen von Unternehmen aus dem Ausland einkaufst, zum Beispiel ein Software-Abo oder Online-Werbung bei einem Anbieter mit Sitz in einem anderen EU-Staat. Bei solchen Leistungen schuldet oft nicht der Anbieter, sondern du als Leistungsempfänger:in die Umsatzsteuer – auch als Kleinunternehmer:in, denn du bist Unternehmer:in (§ 13b Abs. 1, 2 und 5 UStG). Das BMF stellt klar, dass die Steuerbefreiung daran nichts ändert (Abschnitt 19.1 Abs. 1 UStAE).

Für die Monate oder Quartale, in denen solche Steuer anfällt, musst du dann Voranmeldungen und eine Jahreserklärung abgeben (§ 18 Abs. 4a UStG). Als Vorsteuer abziehen kannst du sie nicht, weil du die Leistungen für steuerfreie Umsätze verwendest (§ 15 Abs. 2 UStG).

Willst du die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Staaten nutzen, gibt es dafür seit 2025 ein eigenes Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (§ 19a UStG).

Quellen