Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schickst du innerhalb eines Monats nach Beginn deiner Tätigkeit elektronisch über „Mein ELSTER“ an dein Finanzamt. Als Einzelunternehmer:in oder Freiberufler:in nimmst du den Fragebogen für Einzelunternehmen. Darin schätzt du Umsatz und Einkünfte, wählst die Gewinnermittlung und machst Angaben zur Umsatzsteuer, etwa zur Kleinunternehmerregelung. Deine Steuernummer kommt danach per Post.

Bis wann muss ich den Fragebogen abgeben?

Du hast einen Monat ab Beginn deiner Tätigkeit. Nach § 138 Abs. 1b AO muss, wer einen Betrieb eröffnet oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, dem Finanzamt zusätzliche Auskünfte geben. § 138 Abs. 4 AO setzt dafür die Frist: innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis.

Die Pflicht gilt für Gewerbe und freie Berufe gleichermaßen. Der Unterschied liegt davor: Ein Gewerbe meldest du zusätzlich bei deiner Gemeinde an, eine freiberufliche Tätigkeit teilst du direkt dem Finanzamt mit (§ 138 Abs. 1 AO). Was davon auf dich zutrifft, klärt der Ratgeber Freiberufler oder Gewerbe?.

Achte darauf, was als „Beginn“ zählt. Laut der ELSTER-Ausfüllhilfe gehören schon Vorbereitungshandlungen dazu, zum Beispiel das Anmieten eines Ladenlokals oder der Wareneinkauf vor der offiziellen Eröffnung. Der Start kann also vor dem Datum deiner Gewerbeanmeldung liegen. Wie die Gewerbeanmeldung selbst abläuft, erklärt der Ratgeber Gewerbe anmelden.

Papier ist keine Option: Die Angaben sind elektronisch über die amtliche Schnittstelle zu übermitteln. Nur auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung „unbilliger Härten“ darauf verzichten (§ 138 Abs. 1b AO).

Wie gebe ich den Fragebogen in „Mein ELSTER“ ab?

Du brauchst ein ELSTER-Benutzerkonto und wählst unter „Alle Formulare“ den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“. Er ist laut ELSTER für die Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit gedacht. Für Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und Vereine gibt es eigene Fragebögen.

Hast du noch keine Steuernummer für dein Unternehmen, bietet ELSTER eine Registrierung speziell für Gründer:innen an: Du bekommst eine Bestätigungsmail und danach Aktivierungsdaten, mit denen du eine Zertifikatsdatei erzeugst. Mit diesem Zertifikat kannst du nur den Fragebogen senden. Sobald deine Steuernummer da ist, wandelst du die Registrierung in ein vollwertiges Benutzerkonto um – für Voranmeldungen und Steuererklärungen.

Nach der Prüfung schickt dir das Finanzamt deine Steuernummer per Post.

Welche Angaben verlangt der Fragebogen?

Der Fragebogen fragt in festen Blöcken ab, wer du bist, was du machst und wie du besteuert werden willst. Laut ELSTER-Anleitung sind das im Wesentlichen:

  • Steuernummer und Finanzamt: neue Steuernummer beantragen oder eine vorhandene angeben.
  • Persönliche Angaben: Adresse, Familienstand, Konfession (für die Kirchensteuer), Art deiner Tätigkeit.
  • Bankverbindung und, falls gewünscht, eine Empfangsvollmacht.
  • Unternehmen: Bezeichnung, Anschrift, Ort der Geschäftsleitung, Beginn der Tätigkeit, Gründungsform.
  • Festsetzung der Vorauszahlungen: voraussichtliche Einkünfte und Sonderausgaben fürs Gründungs- und Folgejahr.
  • Gewinnermittlung: Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz.
  • Lohnsteuer: nur, wenn du Leute beschäftigst.
  • Umsatzsteuer: geschätzter Umsatz, Kleinunternehmerregelung, Zahllast, Voranmeldungszeitraum, Soll- oder Ist-Versteuerung, USt-IdNr.
  • Sonderfälle wie Bauleistungen oder das One-Stop-Shop-Verfahren für EU-Verkäufe.

Was trage ich beim voraussichtlichen Umsatz und Gewinn ein?

Du trägst deine realistische Schätzung ein – getrennt für das Gründungsjahr und das Folgejahr. Beim Umsatz fragt der Fragebogen laut ELSTER-Anleitung die Summe aller voraussichtlichen Umsätze der neuen Tätigkeit ab: steuerpflichtige, steuerfreie und nicht steuerbare.

Bei den Einkünften geht es um die Vorauszahlungen. Das Finanzamt setzt sie per Vorauszahlungsbescheid fest; fällig sind sie am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 Abs. 1 und 3 EStG). Festgesetzt werden sie nur, wenn sie mindestens 400 Euro im Jahr und 100 Euro pro Termin erreichen (§ 37 Abs. 5 EStG).

Das ist der Zielkonflikt: Schätzt du zu hoch, bindest du Geld in Vorauszahlungen. Schätzt du zu niedrig, droht später eine größere Nachzahlung. Entwickelt sich dein Geschäft anders als geschätzt, kann das Finanzamt die Vorauszahlungen an die voraussichtliche Steuer anpassen (§ 37 Abs. 3 EStG).

Soll ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Das hängt von deinem Geschäftsmodell ab – eine pauschal richtige Antwort gibt es nicht. Seit 1. Januar 2025 sind Umsätze von Kleinunternehmer:innen steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Gerechnet wird nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG), also ohne Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG).

Im Gründungsjahr gilt laut BMF-Schreiben vom 18. März 2025 die Grenze von 25.000 Euro, gemessen am tatsächlichen Umsatz dieses Jahres. Schon der Umsatz, mit dem du eine Grenze überschreitest, ist voll steuerpflichtig; frühere Umsätze bleiben steuerfrei.

Kleinunternehmerregelung Regelbesteuerung
Umsatzsteuer auf Rechnungen keine ja, gesondert ausgewiesen
Vorsteuerabzug nein ja
Voranmeldungen / Jahreserklärung in der Regel nicht ja
Wie lange gilt das? bis eine Umsatzgrenze überschritten wird nach einem Verzicht mindestens fünf Kalenderjahre

Quellen der Tabelle: ELSTER-Anleitung, § 19 Abs. 1 und 3 UStG. Auch als Kleinunternehmer:in kann das Finanzamt eine Steuererklärung anfordern (§ 149 Abs. 1 AO).

Den Verzicht kannst du bis Ende Februar des übernächsten Jahres erklären; danach bindet er dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Wäge ab: Sind deine Kund:innen Unternehmen, die sich Vorsteuer erstatten lassen? Wie viel Umsatzsteuer steckt in deinen eigenen Anschaffungen? Ausführlich abgewogen wird das im Ratgeber Kleinunternehmerregelung 2026. Bei Unsicherheit frag dein Finanzamt oder eine Steuerberaterin bzw. einen Steuerberater.

EÜR oder Bilanz – was kreuze ich bei der Gewinnermittlung an?

Die meisten Gründer:innen dürfen die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wählen. Nach § 4 Abs. 3 EStG darf den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, wer nicht gesetzlich zur Buchführung verpflichtet ist und auch nicht freiwillig Bücher führt.

Bilanzieren müssen unter anderem Gewerbetreibende, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind, etwa nach Handelsrecht. Daneben greift § 141 Abs. 1 AO: mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr. Diese Grenzen gelten seit 2024 (Art. 97 § 19 EGAO). Die Pflicht beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts (§ 141 Abs. 2 AO). Für Freiberufler:innen gilt § 141 AO nicht – er nennt nur gewerbliche Unternehmer und Land- und Forstwirte.

Was bedeuten Ist-Versteuerung und USt-IdNr. im Fragebogen?

Mit der Ist-Versteuerung zahlst du Umsatzsteuer erst, wenn das Geld bei dir eingegangen ist – statt schon bei Leistung (Soll-Versteuerung). Das Finanzamt kann sie auf Antrag erlauben, unter anderem, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag oder soweit du Umsätze aus einem freien Beruf erzielst, für die du keine Bücher führen musst (§ 20 UStG). Im Gründungsjahr zählt laut ELSTER-Anleitung der aufs Jahr hochgerechnete Umsatz.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag (§ 27a UStG). Kreuzt du im Fragebogen an, dass du eine brauchst, leitet das Finanzamt den Antrag nach deiner Erfassung dorthin weiter.

Wie oft muss ich als Gründer:in Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben?

Bis Ende 2026 richtet sich das im Gründungsjahr nach deiner geschätzten Steuer, nicht nach einer festen Monatspflicht. Eigentlich sieht § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG für Neugründungen im Gründungs- und Folgejahr monatliche Voranmeldungen vor. Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ist stattdessen die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres maßgebend (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG).

Liegt sie laut ELSTER-Anleitung über 9.000 Euro, meldest du monatlich, sonst vierteljährlich (§ 18 Abs. 2 UStG). Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG). Wer 2027 gründet, sollte prüfen, ob die Ausnahme verlängert wurde – nach aktuellem Gesetzestext endet sie mit 2026. Alle Abgabetermine stehen im Ratgeber Steuerfristen für Selbstständige.

Quellen